Eventová agentúra plánuje a realizuje podujatia

Eventová agentúra je spoločnosť, ktorá sa špecializuje na plánovanie a realizáciu podujatí. Firemných akcií, uvedenie produktov na trh, konferencií, obchodných výstav a pod. Eventové agentúry ponúkajú rôzne komplexné služby vrátane plánovania podujatí, dizajnu, marketingu, logistiky a produkcie.

Vlastnosti a zdroje eventovej agentúry

    Efektívna a úspešná eventová agentúra by mala mať tieto vlastnosti:

• skúsenosti,
• silné komunikačné schopnosti,
• sieť kontaktov,
• kreativitu,
• schopnosť okamžitej reakcie.

    Akákoľvek eventová agentúra by mala pružne reagovať na potreby klienta a mala by byť schopná vykonávať zmeny a úpravy scenárov okamžite podľa potreby a predstáv zákazníka. Nesmie jej chýbať schopnosť zamerať sa na detaily. Agentúra by mala venovať veľkú pozornosť detailom, aby zabezpečila hladký priebeh každého aspektu udalosti.

Výber eventovej agentúry

     Výberom eventovej agentúry s týmito kvalitami si môžete zabezpečiť, že vaše podujatie bude naplánované a zrealizované efektívne a pútavo. Čím sa takýto typ agentúry líši od iných agentúr na trhu?

     Produkčné spoločnosti organizujú vlastné podujatia, kde všetko iniciujú a zabezpečujú financovanie prostredníctvom predaja vstupeniek alebo prostriedkov od sponzorov. Eventové agentúry neorganizujú vlastné eventy, ale robia ich z iniciatívy zákazníka. Agentúry BTL vykonávajú propagačné akcie, ktoré nie sú udalosťami. Zvyčajne sa konajú buď dlho, alebo majú široké publikum a často sa konajú súčasne v rôznych regiónoch.

    PR agentúry sa špecializujú na organizovanie podujatí pre špeciálne publikum, najmä pre novinárov. Hlavnými formátmi sú tlačové konferencie, besedy, tlačové terénne výjazdy a niektoré ďalšie.

Štruktúra eventovej agentúry

• Vývojové oddelenie zodpovedá za vyhľadávanie a získavanie nových zákazníkov, zúčastňuje sa výberových konaní.
• Oddelenie vzťahov s klientmi je skupina manažérov, ktorí sú spojovacím článkom medzi klientom a organizáciou podujatia.
• Kreatívne oddelenie je zodpovedné za vytváranie konceptov podujatí a iného kreatívneho obsahu; pracujú tu textári zodpovední za textovú časť reklamy, režiséri a scenáristi.

     Konštruktéri výrobného oddelenia sú špecialisti na výrobu konkrétnej objednávky od zákazníka. Sú to ľudia, ktorí pomáhajú realizovať nápad zrodený v kreatívnom oddelení eventovej agentúry. Manažéri tohto oddelenia spolupracujú s pestrou škálou dodávateľov materiálov a služieb.